PENTINGNYA KOMUNIKASI DIDUNIA KERJA

Pernahkah kalian mempunyai teman yang sulit untuk berkomunikasi dengan kalian? Bingung untuk menyampaikan pertanyaan pada guru atau dosen? Fakta lain membuktikan bahwa sebagian besar waktu murid/mahasiswa dihabiskan di kelas untuk mendengarkan guru/dosen mengajar. Jadi, apa masalahnya? Ya, komunikasi. Mengapa mesti komunikasi?

Secara bahasa komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Selain itu komunikasi juga suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Sebenarnya ada 4 tujuan dari komunikasi:

1. Untuk memberi informasi
2. Untuk memberi permintaan
3. Untuk mempengaruhi/meyakinkan
4. Untuk membangun relationship

Mungkin sebagian dari kalian masih bingung memulai dari mana untuk meyakinkan orang di rapat organisasi, rapat kerja, atau kelompok belajar. Padahal sangatlah penting bila kita bisa meyakinkan seseorang, terutama dalam dunia bisnis/kerja.

Banyak sekali dari kita yang masih belum menyadari seberapa penting nya komunikasi itu. Tak dapat dipungkiri bahwa di era modern seperti sekarang ini, dengan kecanggihan teknologi, membuat manusia menjadi lebih individualis, jarang bersosialisasi, lebih senang bekerja sendiri karena semuanya telah disediakan oleh perangkat teknologi yang semakin canggih.

Survei di sebuah perguruan tinggi membuktikan bahwa kebanyakan mahasiswa nya yang lolos test seleksi rekruitasi kerja adalah mereka yang rata-rata memiliki IP(Indeks Prestasi) pas-pasan, sedangkan mahasiswa yang memiliki IP tinggi banyak yang gagal. Kebanyaan dari mereka gagal di tahap communication skill. Kemungkinan ini dikarenakan mahasiswa dengan IP tinggi, lebih berorientasi pada nilai akademis, sehingga cenderung lebih senang untuk mengerjakan segala sesuatunya secara sendiri, dan jarang bersosialisasi atau berorganisasi. Beda dengan mahasiswa dengan nilai pas-pasan, yang mungkin lebih banyak menghabiskan waktunya untuk bersosialisasi, berorganisasi, dsb.

Kemampuan Lulusan Perguruan Tinggi Yang Diharapkan Dunia Kerja (Skala 1 - 5) :

Diterbitlan oleh
National Accociation of College and Employers, USA, 2002
(Disurvei dari 457 pimpinan)

Dari data diatas membuktikan bahwa kemampuan komunikasi sangatlah penting dalam dunia kerja, yang diharapkan bisa membangun relationship dalam dunia bisnis. Jadi, communication skill sangatlah jauh lebih prioritas, tidak hanya sebatas kemampuan akademis.

KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Komunikasi merupakan suatu proses penyampaian informasi yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam kehidupan organisasi, baik dalam bentuk organisasi perusahaan yang berorientasi laba maupun organisasi kemasyarakatan, kerjasama para anggota didalamnya mutlak diperlukan. Tujuan yang ingin dicapai, strategi yang akan dijalankan, keputusan yang akan dilaksanakan, rencana yang harus direalisasikan, serta program kerja yang harus diselenggarakan, semua memerlukan hubungan serta kerjasama yang baik antar personal maupun kelompok. Maka, setiap individu dalam organisasi perlu berhubungan dan berkomunikasi secara baik, sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Komunikasi dalam sebuah organisasi perusahaan biasanya terjadi dalam dua kontek, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan (internal communication) dan komunikasi yang terjadi diluar perusahaan (external communication). Di dalam komunikasi internal, baik secara vertical, horizontal, maupun diagonal sering terjadi kesulitan yang menyebabkan terjadinya ketidaklancaran komunikasi atau dengan kata lain terjadi miss komunikasi. Kesulitan ini terjadi dikarenakan adanya kesalahpahaman, adanya sifat psikologis seperti egois, kurangnya keterbukaan antar pegawai, adanya perasaan tertekan dan sebagainya, sehingga menyebabkan komunikasi tidak efektif dan pada akhirnya tujuan organisasi pun sulit untuk dicapai.

Komunikasi yang efektif dapat dipengaruhi atau ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut:

1. Kerangka Acuan

Wilburn Schram, dalam karyanya “Communication research in the United States”, yang disadur oleh Onong Uchjan Effendy menyatakan sebagai berikut :

“komunikasi akan berhasil, apabila pesan yang disampaikan komunikator cocok dengan kerangka acuan (frame of reference), yakni perpaduan pengalaman dan pengertian (collection of experience and meaning) yang pernah diperoleh komunikan.”(Effendy, 1985 18). Jadi jelas bahwa frame of reference yang didukung field of experience merupakan factor yang penting dalam berkomunikasi. Jika bidang pengalaman komunikator dan pengetahuannya sesuai dengan komunikan, maka komunikasi akan berjalan dengan lancar.

2. Faktor Situasi dan Kondisi

Yang dimaksud dengan situasi disini adalah situasi komunikasi pada saat komunikan menerima pesan yang kita sampaikan . Situasi ini akan mendukung komunikasi efektif apabila komunikator menyampaikan informasi pada saat komunikan menanti suatu pengumuman. Begitu pula dengan kondisi, akan mempengaruhi serta mendukung efektivitas komunikasi. Seperti, kondisi gaduh, yang disebabkan lingkungan luar, kondisi gugup yang diderita seorang komunikator dalam menyampaikan pesannya akan turut menentukan keberhasilan jalannya proses komunikasi.

3. Faktor Media Komunikasi

Media komunikasi merupakan alat untuk membantu lancarnya proses komunikasi. Yang dimaksud media disini adalah surat, memo, nota, brosur, pamphlet, bulletin, majalah, koran, papan pengumuman, kotak saran, telephone, radio, televisi dan sebagainya . Pada saat ini telah dan sedang berkembang telemobitel, faksimil, telepon genggam, internet, e-mail dan sebagainya yang membantu lancarnya dan semakin efektifnya pesan yang dapat disampaikan lewat media tersebut. Raymond V.L (1977), dalam bukunya “ A General Sematics Approach to Communication Barries”, mengatakan bahwa terdapat empat faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi yaitu :

1. Jalur komunikasi formal
2. Authory structure
3. Spesialisasi pekerjaan
4. Ownership information

Demikianlah beberapa faktor yang dapat membantu komunikasi berjalan dengan lancer dan efektif . Dengan komunikasi yang efektif akan menciptakan hubungan kerja yang harmonis, penuh keterbukaan sehingga diharapkan perusahaan mendapatkan feed back dalam bentuk dukungan dari karyawan, melalui kerja yang produktif, bersemangat, dan dengan moralitas yang tinggi. Gairah kerja yang ditimbulkan dengan adanya komunikasi yang efektif akan mendukung motivasi dan aspirasi karyawan untuk bekerja lebih giat sehingga produktivitas kerja dapat tercapai. Komunikasi yang harmonis akan menciptakan integritas yang baik . Melalui hubungan yang didorong oleh rasa pengertian, keterbukaan dan rasa memiliki serta kebersamaan telah terbukti dapat menciptakan kegairahan dalam bekerja, dan diharapkan inipun akan membawa pada implikasi yang positif terhadap produktivitas kerjanya secara keseluruhan .

Di dalam organisasi terdapat aturan-aturan tertulis dan tidak tertulis tentang bagaimana individu berkomunikasi dengan kolega, karyawan dan atasan. Dalam organisasi lain, ada keluwesan yang lebih besar dan bisa berkomunikasi dengan seseorang yang lebih tinggi kedudukan atau hirarkinya dibanding atasan langsung.

Kita harus tahu siapa yang dapat tersinggung dan siapa yang akan marah ketika kita mengirimkan sebuah pesan yang melampaui satu level diatas anda. Pada semua kasusnya pentinglah untuk memahami bagaimana kekuasaan mempengaruhi sistem aliran informasinya. Orang dengan kedudukannya memiliki kekuasaan dan bisa mempengaruhi kebijaksanaan, perencanaan dan operasi-operasinya perusahaan

I. Komunikasi dengan Kolega

Komunikasi yang baik diantara kolega-kolega selalu penting dan terutama sekali dalam organisasi-organisasi yang berorientasi tim. Itu penting untuk mengkoordinasikan proyek-proyek, menghasilkan pekerjaan berkualitas yang dilaksanakan dengan baik, memecahkan kesalahpahaman, membagi gagasan-gagasan dan dukungan. Sangatlah baik untuk mengansumsikan bahwa komunikasi jujur dan terbuka diantara kolega-kolega adalah bermanfaat bagi Anda dan organisasi Anda.

*  Tips Membangun Komunikasi Efektif dengan Kolega

1. Belajarlah tentang masing-masing kolega dengan siapa Anda membagi informasi. Pahamilah sikap-sikap mereka dan level kemampuannya.

2. Terapkanlah kepercayaan. Jangan menghianati kepercayaan atau membuat kolega-kolega secara suka rela menangani proyek-proyek yang tidak diinginkan, misalnya.

3. Bermainlah dengan jujur. Ini akan berlangsung disepanjang jalan ke arah pemberian hak kepada Anda untuk mengharapkan permainan yang adil sebagai pengembaliannya.

4. Temukanlah persoalan-persoalan dan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan yang menyenangkan Anda berdua. Temukanlah pokok-pokok persetujuan tentang prosedur-prosedur operasi. Bagikanlah ide-ide yang baik.

5. Tunjukanlah penghargaan.

6. Bersedialah berbicara dan jangan menimbun informasi pada saat Anda menerapkan kepercayaan.

7. Berikanlah kontribusi yang solid dan produktif untuk proyek-proyek kelompok.

8. Bantulah orang lain mencapai tujuan-tujuannya.

9. Bantulah orang lain mengembangkan kecakapan-kecakapannya.

10. Berikanlah umpan-balik konstruktif bilamana diperlukan.

II. Berkomunikasi dengan Orang yang Bekerja untuk Anda

Kemampuan Anda untuk berhubungan dengan orang yang melaporkan hal-hal yang krusial untuk kesuksesan Anda dan kesuksesan mereka. Anda bertanggungjawab untuk menghasilkan yang paling baik buat mereka dan mereka mereka mendukung Anda dalam memenuhu tanggungjawab Anda. Dimulai dengan apa yang diinginkan oleh kebanyakan orang dari atasan meraka.

1. Informasi tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaannya dengan baik.
2. Informasi tentang perusahaan.
3. Penjelasan tentang proyek-proyek tim dan bagaimana proyrk-proyek tim berhubungan dengan tujuan-tujuan organisasi.
4. Umpan-balik konstruktif tentang kinerja.
5. Satu kadar kemandirian.
6. Penghargaan ketika mereka mendapatkannya dan tanpa meminta.
7. Kesan ikut memiliki.
8. Pekalah pada pengaruh yang dimiliki pesan Anda.
9. Cara Mengembangkan Otorisasi

III. Berkomunikasi dengan Atasan

Ketika Anda ingin berkomunikasi secara efektif dengan sesorang yang mempunyai tanggungjawab dan posisi yang lebih tinggi didalam organisasi Anda, mulailah dengan mengambil petunjuk-petunjuk Anda dari praktek yang mapan. Kalau atasan Anda benar-benar mempunyai pintu yang terbuka, maka pergunakanlah itu. Kalau tidak, pelajarilah cara yang bisa diterima untuk mendekatinya.

Apa yang Harus Anda Katakan ?

Komunikasi dengan atasan Anda sebaiknya lebih formal dibanding komunikasi Anda dengan orang lain. Anda bisa berkomunikasi tentang persoalan-persoalan berikut ini dengan atasan Anda :

1. Informasi yang secara langsung melayani tugas-tugas pembuatan keputusan atasan Anda.
2. Ide-ide tentang proyek-proyek spesifik.
3. Keluhan-keluhan dan masalah-masalah penting yang akan menguntungkan dari perhatian atasan Anda
4. Usulan-usulan yang dipikirkan dengan baik untuk memperbaiki prosedur-prosedur.
5. Informasi laporan yang mapan.
6. Hindarilah berkomunikasi tentang persoalan-persoalan lain yang tidak mempengaruhi kinerja Anda, seperti hubungan pribadi Anda.

PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau administrator harus memilih salah satu berbagai metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan. Sebagai komunikator, seorang manajer harus menyesuaikan penyampaian pesannya kepada peranannya yang sedang dilakukannya. Dalam hubungan ini, Henry Mintzberg seorang profesor manajemen pada McGill University di Montreal-Kanada, menyatakan wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan: peranan antarpersona; peranan informasi; dan peranan memutuskan.

1. Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal.

1. Peranan tokoh. Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakukan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia merupakan seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dan lain-lain.
2. Peranan pimpinan. Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan kepemimpinannya, antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinananya secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi efektif bila ia mampu membuat para karyawan melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan.
3. Peranan penghubung. Dalam peranan sebagai penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal.

2. Peranan informasi.

Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. Ia mengembangkan pusat informasi bagi kepentingan organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut.

1. Peranan monitor. Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai pertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontrak pribadinya yang selalu dibinanya.
2. Peranan penyebar. Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi organisasi, untuk kemudian disebarkan kepada bawahannya.
3. Peranan juru bicara. Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, namun dalam peranannya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu resmi.

Dalam peranannya sebagai juru bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya.

Kepada khayalak di luar organisasinya. Ia meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan sesuai dengan peraturan sebagaimana mestinya.

3. Peranan memutuskan.

Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan yang dicakup pada peranan ini.

1. Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk mengembangkan sebuah proyek yang diawasinya sendiri atau didelegasikannya kepada bawahannya.
2. Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh mogok, para pelanggan menghilang, dsb.
3. Peranan penentu sumber. Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan mengenai pengambilan keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikiran tunggal .
4. Peranan perunding. Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekayaan. Bagi manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai kewenangan untuk menanggapi sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat dan hanya ialah yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting.

Disarikan dari buku: Komunikasi Organisasi Lengkap, Penulis: Prof. Dr Khomsahrial Romli, M. SI, halaman: 3-6.